Stiftelsen Medeltidsveckan på Gotland är en icke vinstdrivande forskningsstiftelse i folkbildningssyfte. Stiftare är Region Gotland, Gotlands museum, Medeltidsgillet, Gotlands bildningsförbund och Gotlands hembygdsförbund. Stiftelsen äger helt driftsbolaget Medeltidsveckan på Gotland AB till 100%, och kansliet sköter den löpande verksamheten på uppdrag av stiftelsen. Ingen utdelning sker, och eventuellt plusresultat går tillbaka till stiftelsen.

Målet är att kunskap om medeltiden skall komma så många till del som möjligt, och att bidra till en vänligare värld en historisk festival i taget.

Budgeten finansieras endast till ca 4% av regionalt stöd. Att jämföras med museum, länsteater och andra institutioner som har 70-100% stöd regionalt och nationellt. 80% av kostnadstäckningen kommer från turister som besöker Gotland under festivalen, vilka är med och finansierar tillgängliggörandet av världsarvets Visby och Gotland. Medeltidsveckan på Gotland AB betalar för hela festivalen, vatten, el, mark, ruiner, infrastruktur, toaletter, sophantering, marknadsföring, biljettbokning och publikhantering et cetera.

Festivalen är till stor del möjlig genom alla de organisationer och företag som stöder Medeltidsveckan med sina tjänster och samarbeten. Medeltidsveckan på Gotland AB är en av Gotlands största beställare av tjänster från kreativa och kulturella näringar, med åtskilliga miljoner i årliga uppdrag till underleverantörer på Gotland. Exempelvis hyr och inreder Medeltidsveckan i princip alla Visbys kyrkoruiner från ett privat evenemangsbolag (goGotland).

Handelns utredningsinstitut (HUI) uppskattar att Medeltidsveckan årligen bidrar till regionen med över 250 miljoner kronor i besöksnäringsintäkter (för boende, mat, handel med mera). Naturligtvis passerar dessa medel aldrig genom Medeltidsveckan, men stiftelsen och bolaget deltar i vitala satsningar, projekt och grupper för att förvalta detta stora ansvar.

Medeltidsveckan har löpande samtal med exempelvis Polisen, Räddningstjänsten, Vården, Länsstyrelsen, Riksantikvarieämbetet, Region Gotland och Kultur- och fritidsavdelningen, Regionala utvecklingsavdelningen och andra avdelningar. Medeltidsveckan deltar i hållbarhetsprojekt som Sustainable Plejs, och sitter i grupper så som Världsarvsrådet, Kulturarvsgruppen, Visby Centrum, Gotlands Förenade Besöksnäring, Tillväxt Gotland med flera. Medeltidsveckan deltar i framtagandet av Världsarvsstrategin för UNESCO Världsarv Hansestaden Visby och Gotland, samt är inskrivna i Regionala utvecklingssstrategin (RUS). Nämnvärt är Medeltidsveckan är placerad sent under sommaren för att hjälpa till att förlänga sommarsäsongen, och att hotel, privatboenden, butiker och restauranter har markant ökad beläggning med anledning av denna älskade festival.

Medeltidsveckan erbjuder alla volontärer gratis boende och 600 gratis resor tur och retur i samarbete med Destination Gotland, samt mat och givetvis Medverkandeband för hela festivalen.

Medeltidsveckan är Sveriges största historiska festival och Gotlands största arrangemang. Medeltidsveckan har inte som mål att vara större, istället är besöksupplevelse, kunskapspridningen och ett hållbart genomförande vägledande. Däremot växer ständigt intresset från programdeltagare, utställare och besökare varje år!

Medeltidsveckan är en samordningsfestival, vilket betyder att det är de medverkande som själva bestämmer vad som skall visas upp, spelas, läras ut och ingå i marknaderna. Medeltidsveckans kansli möjliggör festivalen och administrerar tillstånd, iordningställer spelplatser och ordnar all festivalservice, såsom flera hundra funktionärer för publikhantering, för att förverkliga deltagarnas och besökarnas vision om världens bästa medeltid.

Att genomföra festivalen, forskningen och andra mindre aktiviteter kostar i dagsläget cirka 16 miljoner kronor årligen. Detta inbegriper hyra av regional mark, ruiner, bodar, vatten och annan service från Region Gotland och privata aktörer för miljonbelopp. Utöver det även toaletter, sophantering, scenteknik ljud och ljus och annan festivalservice för miljonbelopp.

Varje år transporteras ca 100 ton rekvisita mellan Medeltidsveckans lager och fler än 22 spelplatser. Exempelvis Medeltidsarenan är norra Europas största temporära arena för tornerspel och andra aktiviteter med upp till 3 000 sittplatser.

Medeltidsveckan samordnar årligen flera tusen medverkande, ca 500 volontärer och andra funktionärer, scentekniker med mera, för över 600 programpunkter, uppvisningsläger, medeltida krogar och marknadsområden. I år producerar Medeltidsveckan exempelvis 1200 bockar, 600 bänkar och 50 bord i medeltida utförande för publikplatser i ruiner och för mattorget och olika festivalområden.

Intäkterna från biljettförsäljningen går 74-100% till den medverkande, som själv sätter sitt önskade biljettpris. Varje år betalar Medeltidsveckan ut ca 2 miljoner till artister, föreläsare och andra programdeltagare. Medeltidsveckan lägger en administrativ avgift ovanpå biljettpriset, på 10-17,2% (0% på gratisbiljetter) samt en serviceavgift till Nortic.

Den administrativa avgiften täcker endast en del av kostnaderna för programmets genomförande. Medeltidsveckan går back på varje såld biljett, vilket täcks av annan egen försäljning, i syfte att uppfylla stiftelsens uppdrag om folkbildning. Varje år har Medeltidsveckan ca 100 gratis aktiviteter och arrangerar ett antal spelplatser där man swishar frivillig summa direkt till artisten.

Gotlands alla skolbarn på gratis tornerspel varje år i samarbete med Riddarsällskapet Torneamentum, Gutars bågskyttar, Fanfare Gotlandica och Region Gotland. Gycklargruppen TRiX genomför även en stor öppen eldshow på Medeltidsveckan, med tusentals i publiken där du swishar frivillig summa direkt till artisterna.

Medeltidsveckan erbjuder gratis boende och givetvis Medverkandeband till alla medverkande samt ordnar biljettförsäljning, programläggning, spelplatser och publikhantering, festivalens marknadsföring och annonsering med mera. Exempelvis hyr Medeltidsveckan stadsskyltar från Almedalsveckan.

80% av kostnadstäckningen kommer från besöksturism. Det administrativa påslaget, utställarhyra och egen försäljning täcker en del men inte hela kostnaden för festivalens program, marknader och andra områden. Den huvudsakliga finansieringen är festivalbandet, som till fyra femtedelar betalas av turism, vilket därmed bidrar till tillgängliggörande av världsarvet och folkbildningen.

Detaljerad information om Medeltidsveckan på Gotland AB finns på Bolagsverket.